Haukipudas- Onkamonselän yhteismetsän osakaskunta
Toivoniementie 11 as 14, 90500 OULU
puh. 0400 266506
ASIAKAS- JA OSAKASREKISTERIN REKISTERISELOSTE
Tämä rekisteriseloste koskee Haukipudas-Onkamonselän yhteismetsän osakaskunnan osakkaiden ja asiakkaiden (jäljempänä rekisteröityjen) henkilötietojen käsittelyä. Yhteismetsä on jäsen Suomen yhteismetsät ry:ssä ja sitä kautta Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:n jäsen.
Yhteismetsä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja pääasiallisesti osakasrekisterin ylläpitoa varten, maksaakseen osakkaille ylijäämää sekä hoitaakseen asiakkaidensa toimeksiantoja.
Kunnioitamme osakkaiden ja asiakkaiden yksityisyydensuojaa ja olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
HAUKIPUDAS-ONKAMONSELÄN YHTEISMETSÄN OSAKASKUNTA
Ensio Kropsu
0400266506
ensio.kropsu@gmail.com
Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
1) Osakastiedot
• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Y-tunnus
• Henkilötunnus
• Kiinteistötiedot ja yhteismetsäosuuden määrä
• Tiliyhteystiedot
• Osuusnumero
• Osakkuutta koskevat tiedot, kuten maksutiedot
• Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
• Kiinteistön omistuksen historiatiedot
2) Asiakastiedot
• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Y-tunnus
• Henkilötunnus
• Kiinteistötiedot
• Metsäpinta-alat
• Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
Haukipudas-Onkamonselän yhteismetsän osakaskunta
Toivoniementie 11 as 14, 90500 OULU
puh. 0400 266506
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
• Muistiinpanot tapaamisista / sovituista asioista
Tiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään. Satunnaisesti tietojen päivittämiseen voidaan käyttää ulkopuolisia lähteitä, kuten Maanmittauslaitoksen tai Suomen Asiakastieto Oy:n tietokantoja, VRK/Väestötietojärjestelmää, Postin osoitetietojärjestelmää tai Fonectan yhteystietopalvelujärjestelmää (Fonecta Finder) varmistaaksemme, että rekisteröityä koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet
Osakkaiden henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:
• osakkuuden ja osakasrekisterin ylläpitoon
• laskutukseen ja maksun valvontaan
• osakaskirjeiden, -lehtien ja -tiedotteiden lähettämiseen
• markkinointitoimenpiteisiin
• osakkaiden neuvontaan ja koulutukseen
• osakasetujen tarjoamiseen ja käytön edistämiseen sekä niiden käytön valvontaan
• muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin
Asiakkaiden henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:
• asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon
• toimeksiantojen hoitoon
• laskutukseen ja maksun valvontaan
• asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen
• asiakkuutta vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
• muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin
Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:
• Lakisääteinen velvoite: Yhteismetsälain mukaan yhteismetsän on pidettävä osakasluetteloa, johon merkitään osakkaat, heidän omistamansa osakaskiinteistöt ja yhteismetsäosuudet. Käsittelemme osakkaiden henkilötietoja tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
• Sopimus: Asiakkaiden osalta käsittelemme tietoja täyttääksemme asiakkaan kanssa tehdyn toimeksiantosopimuksen.
Haukipudas- Onkamonselän yhteismetsän osakaskunta
Toivoniementie 11 as 14, 90500 OULU
puh. 0400 266506
• Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja suostumuksen perusteella muun muassa tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä.
• Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja historiikkien kirjoittamiseen, osakkuuden ja asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, osakas- ja asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä suoramarkkinointiin. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme rekisteröidyn tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.
Markkinointia varten tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää, eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.
Olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietoja kirjanpitoa ja verotusta koskevan lainsäädännön nojalla myös osakkuuden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin:
• Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
• Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Rekisteröity voi saada antamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa. Edellytyksenä kuitenkin on, että kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on antanut, ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.
• Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus: Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten painamalla sähköisen suoramarkkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa.
Haukipudas-Onkamonselän yhteismetsän osakaskunta
Toivoniementie 11 as14, 90500 OULU
puh. 0400 266506
• Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröity voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
• Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi myös peruuttaa esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyyn, jota tehdään esimerkiksi yhdistyslain velvoitteiden noudattamiseksi.
• Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän rekisteriselosteen lopusta.
Tietojen luovutukset
Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin alla esitetyissä tapauksissa:
• Suostumus: Voimme luovuttaa rekisteröityä koskevia tietoja kolmansille osapuolille rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
• Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
• Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
• Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei rekisteröity ole tätä kieltänyt.
• Toimeksiantojen toteutukset: Voimme luovuttaa asiakkaan työmaita koskevia tietoja työntekijöille ja urakoitsijoille asiakkaan antaman yksilöidyn toimeksiannon toteuttamiseksi.
• Oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Haukipudas-Onkamonselän yhteismetsän osakaskunta
Toivoniementie 11 as 14, 90500 OULU
puh. 0400 266506
Tietojen siirrot
Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita. Takaamme tällöin sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.
Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.
Yhteydenotot
Tähän rekisteriselosteen liittyvät tiedustelut voi lähettää rekisteriselosteen alussa mainitulle henkilölle.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700 Sähköposti: tietosuoja@om.fi